Hilfe zur Datenveröffentlichung

Diese Liste kann Ihnen bei der Vorbereitung einer Datenveröffentlichung helfen:

Verwendete Definitionen

Daten: Direkt aus einer Datenerhebung gewonnene bzw. aus einer Untersuchung oder Beobachtung eines Phänomens erhobene digitale Daten (Primärdaten) oder aus Primärdaten abgeleitete Daten.
Dies können beispielsweise unbearbeitete, ungeprüfte und unkommentierte Messdaten sein, aber auch digitale Produkte, die mit diesen Daten erzeugt wurden.

Datei. Enthält digitale Daten.

Metadaten: Daten, die den Kontext oder zusätzliche Informationen über andere Daten liefern (Daten über Daten).

Datensatz: Enthält sowohl die Metadaten als auch die Daten selbst.

Datensatz-Kollektion: Eine Sammlung von mehreren Datensätzen.

Struktur des Repositoriums

Organisationen:

  • Das Repositorium ist in Organisationen untergliedert.
  • Organisationen können z. B. angelegt werden, um alle Datensätze eines Forschungsinstituts gemeinsam verwalten zu können.
  • Nur Mitglieder einer solchen Organisation dürfen Daten veröffentlichen.
  • Der/die Administrator:in einer Organisation kann neue Mitglieder aufnehmen und ihnen die Rechte zum Veröffentlichen von Daten geben (Editor:innen).
  • Neue Organisationen können nur vom FID-move-Team eingerichtet werden. Dazu wenden Sie sich bitte an das FID-move-Team (Forschungsdaten@fid-move.de).
    Dieses bestimmt – in Absprache mit Ihnen – den/die Administrator:in der Organisation.

Gruppen:

  • Gruppen dienen dazu, Sammlungen von bereits veröffentlichten Datensätzen in Form von Listen anzulegen. So kann man über diese Liste z. B. schneller all diejenigen Datensätze finden,
    die zwar von einem bestimmten Projekt veröffentlicht wurden, bei dem aber keine eigene Organisation für das Projekt angelegt wurde.
  • Der/die Administrator:in einer Gruppe kann neue Mitglieder aufnehmen und ihnen die Rechte zum Hinzufügen und Entfernen von Datensätzen aus der Liste der Gruppe geben (Editor:innen).
  • Neue Gruppen können nur vom FID-move-Team eingerichtet werden. Dazu wenden Sie sich bitte an das FID-move-Team (Forschungsdaten@fid-move.de).
    Dieses bestimmt – in Absprache mit Ihnen – den/die Administrator:in der Gruppe.
Auswahl der Daten

Wählen Sie aus Ihren gesamten Forschungsdaten nur die Datensätze aus, die sinnvollerweise veröffentlicht werden sollen, weil sie

  • relevant für andere Forschende sein können,
  • für eine Publikation verwendet wurden und/oder
  • aufgrund einer Vorgabe vom Fördergeber/Universität/andere Einrichtung aufbewahrt werden müssen.

Mehr Informationen darüber finden Sie unter Forschungsdaten.info

Dateiformate

Alle Dateien sollten möglichst offene, nicht-proprietäre Dateiformate haben, siehe die Liste von offenen Dateiformaten.
Falls ihre Daten in anderen Dateiformaten abgespeichert sind, so nehmen Sie bitte Kontakt zum FID-move Team auf: Forschungsdaten@fid-move.de

Größe der einzelnen Dateien

Bei zeitlich aufeinander folgenden Daten oder bei Daten, die an mehreren Punkten in einem Gebiet gesammelt oder berechnet wurden, kann es sinnvoll sein, die Daten auf mehrere Einzeldateien aufzuteilen – insbesondere, wenn die Gesamtdatei sehr groß wird.

  • Zeitreihen: Einteilung der Zeitreihen z.B. in Jahre/Jahrzehnte – so können Nachnutzende sich die Jahre heraussuchen, die sie für ihre weiteren Auswertungen benötigen.
  • Gebiete: Aufspaltung der Daten in Teilgebiete – Nachnutzende benötigen u.U. nur die Ergebnisse für ein Teilgebiet.
  • Messungen: Aufspaltung in Teilmessungen.

Dies ist insbesondere zu prüfen, falls die Gesamtdatei die max. Größe von 1 Gigabyte für das FID-move Repositorium überschreitet.
Falls dies der Fall ist und eine Aufspaltung in Einzeldateien nicht möglich ist, dann prüfen Sie, ob Sie durch folgende Maßnahmen eine zu speichernde Dateigröße von weniger als 1 Gigabyte erreichen:

  • Kompression der Dateien
  • Anlegen eines komprimierten Archivs (zip/tar).

Falls Sie größere Datensätze im FID-move Repositorium speichern möchten, nehmen sie Sie bitte Kontakt zum FID-move Team Forschungsdaten@fid-move.de

Prüfung der Datensätze, die veröffentlicht werden sollen

Prüfen Sie, ob die Daten vollständig sind:

  • Zeitreihen: Die Anzahl der Daten in einer Datei passt zur Länge der Zeitreihe und zur zeitlichen Auflösung.
  • Räumliche Daten: Die Anzahl der Daten in einer Datei passt zur räumlichen Auflösung und zur Größe des Gebiets.
  • Zusammengehörende Daten: Alle notwendigen Felder sind vorhanden, z.B. die Ergebnisse aller Fragen einer Umfrage.

Falls Sie festgestellt haben, dass die Daten nicht vollständig sind:

  • Daten durch Fehlwerte (z.B. NaN, 9999 etc.) ergänzen und/oder
  • Prüfergebnisse in Bericht schreiben und mit den Daten veröffentlichen.
Metadaten für die einzelnen Dateien

Jeder Datensatz sollte so ausführlich beschrieben sein, dass er ohne weitere Recherchen gelesen, verwendet und zitiert werden kann.
Falls das Dateiformat es zulässt, enthält jede Datei mit Daten eine Beschreibung dieser Daten, z.B. am Anfang der Datei (im sogenannten Header).
Falls eine Beschreibung der Daten direkt in der Datei nicht möglich ist, muss für jede Datei ohne Beschreibung je eine zusätzliche Datei mit Metadaten angelegt werden, in der die Daten beschrieben werden.
Diese hat möglichst den gleichen Dateinamen, z.B. mit der Endung .info oder .txt.
Daten und zugehörige Metadaten müssen zusammen abgespeichert werden.

Beschreibung der Daten

  • Name jeder einzelnen Variablen – möglichst selbsterklärend, d.h. nicht nur x1,x2, x3 sondern beschreibendes Schlagwort und Maßeinheiten.
  • Beschreibung der einzelnen Variablen – z.B. welche Einheiten, Mittelwerte, wie ermittelt/gemessen/berechnet.
  • Falls Daten auf einen Ort/ein Gebiet bezogen sind, Angaben zu:
    • geographische Koordinaten des Orts und zusätzlich Ortsname, möglichst aus geonames.
    • Bei Gebieten Koordinaten des Rechtecks, das das Gebiet umschließt (Bounding Box), falls möglich zusätzlich Name des Gebiets aus geonames.
    • Koordinatenreferenzsystem, möglichst mit Hilfe des EPSG-Codes.
  • Zeitangaben möglichst standardisieren nach ISO8601, z.B. 20220131 statt 31.1.2022.
  • Festlegung der Lizenz, unter der die Daten weiter verwendet werden können:
    • Für die Speicherung im FID-move Repositorium müssen die Lizenzen aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt werden.
    • Falls mehrere Dateien zusammen als Datensatz-Kollektion gespeichert werden, müssen alle Dateien mit Daten in der Kollektion und die Kollektion selbst die gleiche Lizenz haben.
    • Je offener die Lizenz ist, desto leichter können Ihre Daten wiederverwendet und weitergenutzt werden. Dies gilt jedoch nur für die Daten.
    • Die Metadaten werden immer ohne Urheberrechtsschutz unter CC0 veröffentlicht.
  • Name(n) der erzeugenden Personen und des Instituts/der Institution, möglichst mit persistenten Angaben, wie z.B. ORCID und ROR.
  • Kontakt: Adresse einer Person, die längere Zeit unter der gegebenen Adresse erreichbar ist und die Auskunft zu den Daten geben kann. Bevorzugt ORCID und ROR angeben.
  • Angaben, wie die Daten erzeugt wurden (z.B. Name der Software, Ort und Zeitpunkt einer Umfrage, Art der Messung etc.) und ob und wie sie im Vergleich zu den Rohdaten verändert wurden (z.B. Mittelwertbildung, Umrechnungen etc.).
Datensatz-Kollektion

Eine Datensatz-Kollektion besteht aus mehreren Datensätzen und kann u.U. auch eine weitere Kollektion enthalten, siehe Abbildung.

Prüfen Sie, wie viele Datensätze zusammengehören und zusammen veröffentlicht werden sollte:

  • Thematisch zusammengehörende Datensätze als Datensatz-Kollektion veröffentlichen – sie bekommen zusammen einen DOI.
  • Datensätze, die nicht thematisch zusammengehören, getrennt veröffentlichen – jeder Datensatz bekommt einen eigenen DOI.

DOI-Metadaten – Metadaten für den DOI vorbereiten

Falls Datensätze einzeln veröffentlicht werden:
DOI-Metadaten beschreiben den einzelnen Datensatz, siehe Abbildung..
In diesem Fall stimmen die DOI-Metadaten mit den Metadaten für die einzelnen Dateien (s. o.) in großen Teilen überein.
Falls mehrere Datensätze gemeinsam als Kollektion veröffentlicht werden:
Die DOI-Metadaten beschreiben die Kollektion, siehe Abbildung.
Sie weichen von den Metadaten für die einzelnen Dateien ab. So beschreibt z.B. der Abstract (Beschreibung) zuerst die Kollektion, sollte dann aber auch eine kurze Beschreibung der Inhalte der einzelnen Dateien enthalten.

Lizenzen auswählen

Zu jedem veröffentlichten Datensatz sollte eine Lizenz ausgewählt werden, mit der eindeutig festgelegt wird, von wem und wie dieser Datensatz weiter verwendet werden darf.
Diese Lizenz muss in den Metadaten angegeben werden. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:

  • Vor der Auswahl muss geprüft werden, mit welchen Lizenzen die Daten veröffentlicht werden dürfen. Dabei sind z. B. Persönlichkeitsrechte, die Rechte der beteiligten Projektpartner
    oder der Schutz von Geschäftsgeheimnissen zu berücksichtigen. Um dies zu klären, kann die Entscheidungshilfe von Schleußinger und Rex 2019 herangezogen werden.
    Handelt es sich um personenbezogene Daten, kann mit dem iVA1-Tool geprüft werden, ob diese Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden müssen.
    Im Zweifelsfall sollte vor der Festlegung einer Lizenz juristischer Rat eingeholt werden.
  • Werden mehrere Datensätze zusammen als Datensatzsammlung mit einem gemeinsamen Digital Object Identifier (DOI) veröffentlicht, müssen alle Datensätze in dieser Sammlung dieselbe Lizenz aufweisen.
    Davon ausgenommen sind alle Dateien, die nur Metadaten und die Metadaten für den DOI enthalten. Diese werden im Forschungsdaten Repositorium von FID move immer mit der Creative Commons Licence CC0 veröffentlicht, die eine freie und uneingeschränkte Nutzung dieser Metadaten erlaubt.
  • Damit die veröffentlichten Daten problemlos weiterverwendet werden können, müssen alle im FID move-Repositorium veröffentlichten Datensätze eine sogenannte offene Lizenz haben.
    Empfohlen wird die Creative-Commons-Lizenz CC-BY 4.0 (Namensnennung), die eine freie Nutzung der Daten erlaubt, wobei die Lizenzgebenden bei Veröffentlichungen genannt werden müssen.
  • Weitere Lizenzen können über eine Liste ausgewählt werden. Es ist zu beachten, dass bei der Auswahl der folgenden Lizenzen die Weiterverwendung der Daten erschwert wird:

    • CC-BY-NC (Namensnennung – Nicht Kommerziell),
    • CC-BY-NC-SA (Namensnennung – Nicht Kommerziell – Weitergabe unter gleichen Bedingungen),
    • CC-BY-ND (Namensnennung – Keine Bearbeitung),
    • CC-BY-NC-ND (Namensnennung – Nicht-kommerziell – Keine Bearbeitung).
    Diese Lizenzen sollten möglichst nicht für die Veröffentlichung im FID move Repositorium ausgewählt werden.
  • Wenn eine Creative-Commons-Lizenz für die Lizenzierung nicht verwendet werden darf, weil z.B. der Arbeitgeber die Verwendung anderer Lizenzen verlangt,
    können diese für die Daten im FID move-Repository verwendet werden, falls sie in der Auswahlliste stehen und die Bedingungen für offene Lizenzen erfüllen.
    Sollte die gewünschte Lizenz nicht auf der Liste stehen, wenden Sie sich bitte an uns (Forschungsdaten@fid-move.de).

Erklärung der Metadatenfelder für den DataCite DOI

Die folgenden Metadatenfelder werden für den DataCite DOI gebraucht. Falls Sie einen einzelnen Datensatz hochladen, so beschreiben die Metadatenfelder diesen Datensatz.
Falls Sie mehrere Datensätze zusammen hochladen (Datensatz-Kollektion), so beschreiben diese Metadatenfelder die Kollektion:

Titel

Haupttitel des einzelnen Datensatzes oder einer Datensatz-Kollektion, die hochgeladen werden.
Der Titel sollte mit einem Großbuchstaben beginnen.
Falls Untertitel oder Titelzusätze erforderlich sind, trennen Sie diese durch " : " vom Haupttitel ab.
Verwenden Sie nicht den Dateinamen, wie z. B. dataset1.csv, sondern sondern beschreibende Titel wie z. B. beim Titel eines Artikels.

Beschreibung

Beschreibender Text, der zusätzliche Informationen zum Datensatz/zur Datensatz-Kollektion bereitstellt bzw. einen Kontext herstellt. Sie können Ihren Eintrag mit Hilfe von Markups strukturieren.
Der Inhalt sollte anderen Nutzenden einen schnellen Überblick über Ihren Datensatz bzw. Ihre Datensatz-Kollektion geben.
Sie müssen nicht auf jedes Detail eingehen, da zu jeder Datei eine eigene Beschreibung hinzugefügt werden sollte, aber grundlegende Angaben sollten gemacht werden:

  • Wie wurden die Daten gesammelt?
  • Was war der Anlass der Studie?
  • Welche Methode wurde verwendet?
  • Wie ist die Datensatz/die Datensatz-Kollektion strukturiert?
Der Nutzer/die Nutzerin sollte in der Lage sein, den Teil einer Datensatz-Kollektion einzugrenzen, der seinen/ihren Interessen entspricht, ohne die Beschreibungen der einzelnen Datensätze zu lesen.
Fragen Sie sich selbst: Bietet Ihre Beschreibung den interessierten Nutzenden alle wichtigen Informationen, die sie zum Verständnis und zur Einordnung des Datensatzes benötigen?
Das kann z. B. die genaue Bezeichnung des verwendeten Messgerätes sein, bei Koordinaten die Angabe des EPSG-Codes, die Beschreibung der Software, mit der die Daten berechnet wurden.
Insgesamt gilt: so kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig.

Tags

Es müssen mindestens drei verschiedene Schlagworte hinzugefügt werden, um die Datensätze besser auffindbar zu machen.
Die Schlagworte werden durch "," getrennt. Bei der Wahl der Schlagworte ist darauf zu achten, dass sie kurz gehalten werden und möglichst weit verbreitet sind.
Falls deutsche Schlagworte angegeben werden, sollten zusätzlich die englischen Übersetzungen dieser Schlagworte angegeben werden.
Bsp.: Verkehr, transportation, acoustic emission, public transportation, sleep.

Lizenz

Wählen Sie aus der Liste die Lizenz aus, unter der Sie Ihre Daten veröffentlichen möchten.
Je offener die Lizenz ist, desto leichter können Ihre Daten wiederverwendet und weitergenutzt werden.
Bitte beachten Sie, dass dies nur für die hochgeladenen Dateien gilt. Die Metadaten werden immer ohne Urheberschutz unter CC0 veröffentlicht.

Organisation

Alle Nutzenden des FID-Move Repositoriums werden einer Organisation zugeordnet.
Eine Organisation kann z.B. eine Institution sein (Universität Hannover), aber auch ein Institut oder ein Projekt.

Sichtbarkeit

Legt fest, ob der Eintrag öffentlich zugänglich ist. Diese Option kann zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
Damit ein DOI von DataCite zugewiesen werden kann, muss der Datensatz öffentlich sichtbar sein.
Sobald ein DOI vergeben wurde, können nur noch die Metadaten des Datensatzes/der Datensatz-Kollektion verändert werden, nicht aber die einzelnen Dateien.

Quelle

Falls Ihr Datensatz auch über eine externe Quelle verfügbar ist, kann er hier verlinkt werden.
Das Feld ist nicht obligatorisch, da die eigentlichen Daten später hochgeladen werden.
Sie können hier zum Beispiel einen Link zu einer Git- oder Projektseite angeben.

Version

Damit andere die neueste Version Ihres Datensatzes leicht erkennen können, sollte eine Kennung mit aufsteigenden Zahlen festgelegt werden. Die ideale Versionsnummerierung ist das folgende Modell: x.y.z, wobei
x = größere Änderungen wie neue Inhalte, die die Art und Weise, wie Ihre Daten interpretiert werden können, verändern,
y = kleinere Änderungen wie Änderungen, die nur den visuellen Aspekt oder kleinere neue Funktionen betreffen,
z = kleine Korrekturen wie Rechtschreibfehler usw.
Wenn Sie nicht viele kleine Änderungen planen, ist es auch in Ordnung, nur x.y. zu verwenden.

Autor(en)/Autorin(nen)

Dieses Feld muss mindestens für einen Autor/eine Autorin ausgefüllt werden.
Fügen Sie nacheinander alle für die Datensätze verantwortlichen Autoren und Autorinnen sowie jeweils, falls vorhanden, den ORCID hinzu: Vorname Nachname (ORCID).
Die Angaben zu den verschiedenen Autoren/Autorinnen werden mit Komma getrennt, z. B. June Smith (1234-5678-900X), Johann Wolfgang von Goethe.

E-Mail des Autors

Fügen Sie die E-Mail Adresse eines Autors oder einer Autorin hinzu. Diese kann von einem/einer beliebigen Autor/Autorin aus der Liste stammen.
Sinnvoll ist es, jemanden auszuwählen, der oder die noch länger unter der angegebenen Adresse erreichbar ist.

Verantwortlicher

Person oder Organisation, die die Daten zusammengestellt hat, z.B. die Datenmanagerin bzw. der Datenmanager.

E-Mail des Verantwortlichen

Der/die Verantwortliche kann über diese E-Mail Adresse kontaktiert werden.

Geographische Koordinaten

Geographische Angaben: Falls die Daten einem bestimmten Gebiet/Ort zugeordnet werden können, muss dieses Gebiet bzw. dieser Ort beschrieben werden.
Bsp.: Messungen an einem bestimmten Ort, Satellitendaten über einem best. Gebiet.
Weitere Erklärungen dazu siehe Flussdiagramm Beschreibung Geodaten.

Place:
Name des Orts/Gebiets, möglichst aus geonames, z. B. Hannover, Nordsee, Europa.
Point Longitude, Point Latitude:
Falls die Daten einem Ortspunkt zugeordnet werden, dann Längen- und Breitengrad angeben.
Box:
Falls die Daten einem bestimmten Gebiet zugeordnet werden, dann die Koordinaten der linken unteren (süd-westlichen = Box South, Box West)) und der rechten oberen (nord-östlichen=Box North, Box East)) Ecke eines Rechtecks beschreiben, das das Gebiet umschließt.

Alle Angaben von Koordinaten immer in geographischen Koordinaten (WGS84).
Angabe Längengrade: -180.00 ≤ Länge ≤ 180.00
Angabe Breitengrade: -90.00 ≤ Breite ≤ 90.00

Förderer Referenz

Name der Organisation, die das Projekt fördert, in dem die Daten entstanden sind, z.B. Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG).

Verwandte Medientypen

Verweis auf ein Dokument oder eine Webseite (Dokument B), in der oder in dem man weitere Informationen über den hier veröffentlichten Datensatz finden kann (Datensatz A).
Diese Informationen können auch später (d.h. nach der Veröffentlichung des Datensatzes) ergänzt werden.

Related Identifier Type: Identifier des Dokuments (z.B. DOI) oder der Webseite (URL).
Falls für ein Dokument beides (DOI und URL) vorhanden ist, geben Sie bitte den DOI an.
Related Type:Wie hängen die Dokumente zusammen? Suchen Sie ein Stichwort aus der Liste aus:
Cites: Datensatz A zitiert Dokument B
IsCitedBy: Datensatz A wurde in Dokument B zitiert.
Continues: Datensatz A ist eine Zeitreihe, die den Datensatz in Dokument B verlängert.
IsContinuedBy: Datensatz A ist eine Zeitreihe, die durch den Datensatz in Dokument B verlängert wurde.
IsDerivedFrom: Datensatz A wurde aus den Daten in Dokument B abgeleitet, z.B. stehen in Dokument B die Randdaten, mit denen Datensatz A berechnet wurde.
IsDescribedBy: Dokument B enthält eine Beschreibung von Datensatz A.
IsNewVersionOf: Datensatz A ist eine neue Version vom Datensatz in Dokument B.
IsPreviousVersionOf: Datensatz A ist die ältere Version vom Datensatz in Dokument B.
IsSupplementTo: Datensatz A steht im Supplement von Dokument B.
IsPartOf: Datensatz A ist Teil einer Serie (Dokument B).
HasPart: Datensatz A ist eine Serie, die Dokument B enthält.

What do I need to prepare and consider before Data publication

This list helps you to prepare your data for publication:

The following definitions are used:

Data: Digital data are either

  • obtained directly from data collection (e.g. a survey); or
  • collected from an investigation or observation of a phenomenon (primary data); or
  • derived from primary data.

This can be, for example, unprocessed, unchecked and uncommented measurement data, but also digital products generated using these data.

File: Contains digital Data.

Metadata: Data used to provide context or additional information about other data. Data about data.

Dataset: Contains both the Metadata and the Data itself.

Dataset collection: A collection of multiple Datasets.

Structure of the Repository

Organizations:

  • The repository is subdivided into organizations.
  • Organizations can be created, for example, to manage all data sets of a research institute together.
  • Only members of such an organization are allowed to publish data.
  • The administrator of an organization can add new members and give them the rights to publish data (Editor).
  • New organizations can only be set up by the FID-move team. For this purpose please contact the FID-move team (Forschungsdaten@fid-move.de).
    This team will appoint - in consultation with you - the administrator of the organization.

Groups:

  • Groups are used to create collections of already published records in the form of lists. For example, if a particular project is part of an organization,
    then this list can be used to find more quickly all those records that have been published for this specific project.
  • The administrator of a group can add new members and give them the rights to add and remove records from the list of the group (editor).
  • New groups can only be created by the FID-move team. For this purpose please contact the FID-move team (Forschungsdaten@fid-move.de).
    The team will determine - in consultation with you - the administrator of the group.
Selection of the Data

From all your research Data, select only those Datasets that make sense to publish, because they:

  • may be relevant to other researchers;
  • have been used for a publication; and / or
  • must be retained due to a requirement from the funding body/university/other institution.
File formats

All Files should have open, non-proprietary file formats if possible. A list of open file formats can be found here: Open File Formats.
If your Data is stored in other file formats, please contact the FID-move team Forschungsdaten@fid-move.de

Size of the individual Files

In the case of consecutive Data or Data collected or calculated at several points in an area, it may make sense to split the Data into several individual Files - especially if the File becomes very large. Examples:

  • Time series: Division of the time series e.g. into years/decades - so that Data re-users can pick out the years they need for their further evaluation.
  • Areas: Splitting the Data by sub-areas - Data re-users may only need the results for one sub-area.
  • Measurements: Split into sub-measurements.

This should be checked in particular if the total File exceeds the maximum size of 1 gigabyte for the FID-move repository.
If this is the case and splitting into individual Files is not possible, then check whether you can achieve a file size of less than 1 gigabyte by taking the following measures:

  • Compression of the Files; or
  • Create a compressed archive (zip/tar).

If you would like to store larger Datasets in the FID-move repository, please contact the FID-move team Forschungsdaten@fid-move.de

Completeness of Data

Check whether the Data in the Dataset are complete:

  • Time series: the amount of Data in a File fits the length of the time series and the temporal resolution.
  • Spatial Data: the amount of Data in a File fits the spatial resolution and the size of the area.
  • Related Data: all necessary fields are present, e.g. the results of all questions in a survey.

If you have found that the Data are not complete:

  • Complete Data with missing values (e.g. NaN, 9999 etc.); and/or
  • Write a report about the test results and publish it with the Data.
Metadata for the individual Files

Each Dataset should be described in such detail that it can be read, used and cited without further research. If the File format allows, each File with Data contains a description of this Data, e.g. at the beginning of the File (in the so-called header).
If it is not possible to describe the Data directly in the File, an additional File with Metadata must be created.
If possible, this has the same File name as the Data File, e.g. with the extension .info. Data and associated Metadata must be saved together.

Description of the Data:

  • Name of each variable - if possible self-explanatory, i.e. not only x1,x2, x3 but descriptive keyword and units of measurement.
  • Description of the individual variables - e.g. which units, mean values, how determined/measured/calculated.
  • If Data is related to a place/area:
    • Geographical coordinates of the location and additionally the name of the location, if possible from geonames.
    • In the case of areas, enter the coordinates of the rectangle enclosing the area (bounding box), if possible also the name of the area from geonames.
    • Specify the coordinate reference system, if possible using the EPSG-Codes.
  • Time specifications should be standardised according to ISO8601 if possible, e.g. 20220131 instead of 31.1.2022.
  • Determine the licence under which the Data can be further used.
    • If several Files are stored together as a Dataset collection, all Files with Data in the collection and the collection itself must have the same licence.
    • The more open the licence, the easier it is to reuse your Data. For storage in the FID-move repository, these licences must be selected from a predefined list.
    • However, this only applies to the Data Files. The Metadata is always published in the public domain under the licence CC0 1.0 Universal
  • Complement name(s) of the generating person(s) and institute/institution, if possible with persistent identifiers, such as ORCID and ROR.
  • Author Email: Email address of one of the authors who can be reached at the given address for an extended period of time and who can provide information about the Data.
  • Information on how the Data were generated (e.g. name of the software, location and time of a survey, type of measurement, etc.) and
    whether and how they were changed compared to the raw Data (e.g. averaging, conversions, etc.).
Dataset collection

A Dataset collection consists of several Datasets and can possibly also contain another collection, see Figure.

Check how many Datasets belong together and should be published together:

  • Publish thematically related Datasets as a Dataset collection - only one DOI is assigned to the collection; and
  • Publish Datasets that do not belong together thematically separately - a DOI is assigned to each individual Dataset.

Preparation of Metadata for the DOI (DOI Metadata)

If Datasets are published individually:
The DOI Metadata describes the individual Dataset, see Figure.
In this case, the DOI Metadata largely matches the Metadata for the Files described in section 5.
If multiple Datasets are published together as a collection:
The DOI Metadata describe the collection, see Figure.
They differ from the Metadata for the individual Files. For example, the abstract (description) first describes the collection, but should additionally include a brief description of the contents of the individual Files.

How to choose a licence

For each published dataset, a licence should be used to clearly define by whom and how this dataset may be further used. This licence must be stated in the metadata.
The following should be taken into account:

  • Before selection, it must be checked with which licences the data may be published. For example, personal rights, the rights of participating project partners or
    the protection of business secrets must be taken into account. To clarify this, the decision aid by Schleußinger und Rex 2019 can be consulted.
    If the data relates to individuals, the iVA1-Tool can be used to check whether this data needs to be protected under the General Data Protection Regulation GDPR.
    If in doubt, legal advice should be sought before granting a licence.
  • If several data sets are published together as a data set collection with a common Digital Object Identifier (DOI), all data sets in this collection must have the same licence.
    This excludes all files that contain metadata only and the metadata for the DOI. These are always published in the FID move research data repository with the Creative Commons Licence CC0, which allows these metadata to be used freely without restrictions.
  • To ensure that the published data can be used further without any problems, all data sets published in the FID move repository must have a so-called open licence.
    We recommend using the Creative Commons licence CC-BY 4.0 (Attribution), which allows the data to be used freely, but the data creators must be named in publications.

  • Other licences can be selected using the licence chooser. It should be borne in mind that if the following licences are selected, further use of the data is made more difficult:
    • CC-BY-NC (Attribution-NonCommercial),
    • CC-BY-NC-SA (Attribution-NonCommercial-ShareAlike),
    • CC-BY-ND (Attribution - No Derivative Works),
    • CC-BY-NC-ND (Attribution - Non-Commercial - No Derivative Works).
    If possible, these licences should not be selected for publication in the FID move repository.
  • If a Creative Commons licence may not be used for licensing because, for example, the employer requires the use of other licences,
    these may be used for data in the FID move repository if they are in the selection list and meet the conditions for open licences.
    If the desired licence is not on the list, please contact us (Forschungsdaten@fid-move.de).

Explanation of the metadata fields of the DataCite DOI

The following metadata fields are used for the DataCite DOI. If you upload a single dataset, the metadata fields describe that dataset. If you upload multiple dadasets together (dataset collection), these metadata fields describe the collection:

Title

Contains the main title of the dataset. The title should start with a capital letter.
When subtitles or title additions are necessary seperate them via “ : “ from the main title.
Do not use the file title like dataset1.csv, rather be as descriptive as you would be with e.g., an article title.

Description

Descriptive text which adds additional information/gives context to the title. You can use markup to structure your entry. The content should give other users a quick overview over your dataset.
You don’t have to go into every detail, as a separate description should be added to each file, but basic input shall be given:

  • How were the data collected/measured?
  • What has been the cause of the study?
  • Which method has been used?
  • How is your dataset/dataset collection structured?
The user should be able to narrow down which part of the dataset fits his interests without having to read every description of the single data sets.
Ask yourself: Does your description provide interested users with all the important information they need to understand and classify the data set?
This can be, for example, the exact designation of the measuring device used, in the case of coordinates, the specification of the EPSG code,
the description of the software with which the data were calculated.
The overall rule is: as short as possible, as detailed as necessary.

Tags

At least three different keywords must be added to enhance the findability of the datasets.
Keywords are separate via “,”. When deciding on keywords, it must be noted that they should be kept concise and are broadly used.
E.g.: acoustic emission, public transportation, sleep.

License

From the list, select the license under which you want to publish your data. The more open the license, the easier it is to reuse and repurpose your data.
Please note that this only applies to the uploaded data files. The metadata is always published under CC0 1.0 Universal.

Organisation

All users of the FID-Move repository are assigned to an organisation.
An organisation can be e.g. an institution (University of Hannover), but also an institute or a project.

Visibility

Specifies whether the entry is publicly accessible. This option can be changed later on.
For the assignment of a DOI by DataCite, the dataset/collection must be publicly visible.
Once a DOI has been assigned, only the metadata of the dataset/collection can be modified, not the individual data files.

Source

If your dataset is also available from an external source, it can be linked here.
The field is not mandatory, as the actual data will be uploaded later on.
For example, you can link to a Git- or project page here.

Version

For others to be able to easily identify the most recent version of your dataset an identifier can be set via ascending numbers.
For ideal versioning follow the following model: x.y.z where
x= major changes like new content that changes the way your data can be interpreted.
y=minor changes like changes that only affect the visual aspect or minor new features.
z= “hot fixes” like spelling mistakes etc.
If you don’t plan on many fractured changes, only using x.y. is also fine.

Author

This field must be filled in for at least one author.
Add all authors responsible for the datasets one after the other, as well as the ORCID in each case, if available: first name last name (ORCID)
The information on the different authors is separated by commas, e.g. June Smith (1234-5678-900X), Johann Wolfgang von Goethe.

Author Email

Add the email address of one author. This can be from any author on the list.
It makes sense to select someone who can be reached at this given address for a longer period of time.

Maintainer

Person or organisation that compiled the data, e.g., the data manager.

Maintainer Email

The maintainer can be contacted via this Email address.

Geo Location

Geographical information: If the data can be assigned to a specific area/location, that area/location should be described.
Examples: Measurements at a specific location, satellite data over a specific area.
Further information on the specification of geographic coordinates can be found in the Flowchart Geodata.

Place
Name of the place/area, if possible from geonames, e.g. Hanover, North Sea, Europe.
Point Longitude, Point Latitude:
If the data is assigned to a point location, then specify its longitude and latitude.
Box:
If the data is assigned to a specific area, then describe the coordinates of the lower left (southwest = Box South, Box West)) and upper right (northeast=Box North, Box East) corners of a rectangle enclosing the area.

Always use geographic coordinates (WGS84).
Longitude: -180.00 ≤ longitude ≤ 180.00
Latitude: -90.00 ≤ latitude ≤ 90.00

Funding Reference

Name of the organisation funding the project in which the data were generated, e.g. Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG).

Related Identifier

Reference to a document or web page (Document B) where one can find further information about the dataset published here (Dataset A).
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Cites: Dataset A cites Document B
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Continues: Dataset A is a time series, which extends the time series in Document B.
IsContinuedBy: Dataset A is a time series extended by the data in Document B.
IsDerivedFrom: Dataset A was derived from the data in Document B, e.g. Document B contains the boundary data with which Dataset A was calculated.
IsDescribedBy: Document B contains a description of Dataset A.
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